Ponuda „Moje Arhive“ i poslovni procesi

„Moja Arhiva“ se može pohvaliti jako raznovrsnom ponudom. Kombinovanjem jednog ili više paketa usluga, nastojimo da zadovoljimo sve potrebe naših klijenata i ostvarimo što bolji kvalitet i brzinu usluge. Mi, u „Mojoj Arhivi“, fokusirani smo kako na pružanje standardnih usluga fizičkog arhiviranja ali i na digitalizaciju poslovne dokumentacije, kako bi olakšali poslovanje našim klijentima..

Usluge arhiviranje dokumentacije

• Fizičko arhiviranje poslovne dokumentacije – Fizičko arhiviranje poslovne dokumentacije, arhiviranje dokumentacije u papirnom obliku vrši se u više arhivskih depoa „Moje Arhive“. Dokumentacija/registratori po dolasku u „Moju Arhivu“ prolaze kroz proces deponovanja. Taj proces podrazumeva razvrstavanje poslovne dokumentacije po kategoriji, godini i zakonski propisanom vremenu čuvanja. Nakon početnog procesa pristupa se poslovima arhiviranja. Tu se registratori arhiviraju u arhivskim kutijama, dodeljuje im se jedinstvena lokacija, svi podaci se unose u namenski arhivski server i dokumentacija je dostupna odmah. Po želji/potrebi naših klijenata dokumentacija im se dostavlja u fizičkom ili elektronskom obliku u roku do 30 minuta. 
  
• Elektronsko arhiviranje i uslužna digitalizacija – Vrlo popularna opcija, takozvana- „sve na klik“ opcija. Elektornsko arhiviranje nudi svim klijentima opciju da u svako doba, sa bilo koje lokacije, pristupe svojim dokumentima koji se nalazde u elektronskoj formi na nekim od naših servera. Naime, radi se potpunoj digitalizaciji arhive naših klijenata gde je sav dokumentarni materijal dostupan našim klijentima na našim serverima ili na bilo kojem drugom, prethodno utvrđenom, uređaju ( primer: eksterne memorije, interni informacioni sistemi itd…) Putem više specijalizovanih skenera koje poseduje „Moja Arhiva“ a koji skeniraju i do 300 papira u minuti, vrši se digitalizacije sve vrste poslovne dokumentacije. Skenirana dokumentacija dobija svoje mesto na arhivskom serveru i dostupna je odmah. Po potrebi, svi naši klijenti, na zahtev, u roku od 15 minuta, dobijaju željeni dokument na adresu elektronske pošte ili neki drugi, prethodno utvrđeni, kanal poslovne komunikacije.
  
• Sređivanje Vašeg arhivskog prostora – Ovaj deo ponude fokusiran je na sređivanje Vašeg arhivskog prostora. Podrazumeva deponovnje/razvrstavanje poslovne dokumentacije po razdoblju nastanka ipo kategorijama. Takođe moguća je i instalacija arhivskog servera uz prateću obuku. 
  
• Uslužna izrada Arhivske knjige i propratnih protokola– Zakonom o Arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS br. 6/2020) predviđena je izrada Arhivske kao osnovnog pregleda dokumentarnog materijala nastalog radom subjekta i propratnih protokola- ( podzakonskih akata ) „Moja Arhiva“ pruža uslugu izrade Arhivske knjige i propratnih protokola svim poslovnim subjektima i vrši pripremu dokumentacije za predaju nadležnom javnom Arhivu. Na ovom blogu posvetićemo dodatno pažanje na tumačenju ovog zakona i izradi Arhivske knjige u nekim od narednih tekstova.

O opremljenosti „Moje Arhive“

Kao što smo i rekli, „Moja Arhiva“ opremljena je isključivo za ovu vrstu delatnosti po svim propisima u skladu za zakonom i po evropskim standardima. Svi arhivski depoi u kojima se arhivira poslovna dokumentacija u fizičkom/papirnom obliku opremljeni su specijalnim sistemima za kontrolu pristupa, protivpožarnim sistemima, sistemima za detekciju svih vrsta pokreta, sistemima za održavanje optimalne temperature i vlažnosti vazduha u prostorijama i mnogi drugi…

Arhiviranje poslovne dokumentacije se vrši u specijalnim arhivskim kutijama, na arhivskim policama pod posebnim sistemom nomenklature koje prati jedinstveno softversko rešenje- arhivski program.